ACTForum.de

Guten Tag an alle ACT!-Interessierte

Ich beobachte das Forum schon seit recht langer Zeit und kam jetzt an eine Stelle, an der ich doch ein eigenes Problem mit ACT! 2011 posten muss, weil ich nicht weiter komme..... Ich finde die hier kompetente Unterstützung, die hier alle User (alle Suchenden) erfahren, großartig! So hoffe auch ich auf die zündende Idee.

Ich habe inzwischen viele Posts gelesen, bin allerdings auf ein ähnliches Problem noch nicht gestossen. Sollte ich jedoch etwas übersehen haben, so wäre ich über einen Link zur hier möglicherweise vorhandenen Lösung sehr dankbar.

Ich bin gerade dabei, einige Serienbriefe aus unserer Datenbank zu erstellen. Der Adressbereich besteht üblicherweise aus mehreren ACT!-Feldern. In unserem Fall sind es die folgenden: Firma 1; Firma 2; Kontakt; Abteilung; Strasse; PLZ; Stadt. Die Problematik besteht darin, dass nicht in jedem Feld in ACT! (z. B. "Firma 2") ein Eintrag vorhanden ist. Ich habe gehofft, bin der Meinung es auch irgendwo gelesen zu haben, dass Word oder auch ACT! die Felder ohne Inhalte (in den bestimmten Datensätzen) einfach rauslässt/überspringt und das nächste Feld direkt darunter druckt. Das ist bei uns eben nicht der Fall - Beispiele:

Beispiel (ein normaler Datensatz):
Stadtverwaltung München -
Städtische Betriebe
Klaus Mustermann
Bauamt
Bahnhofstraße 100
80995 München

Beispiel (wie es sein sollte, wenn eine Zeile ohne Angaben vorhanden ist):
Stadtverwaltung München
Klaus Mustermann
Bauamt
Bahnhofstraße 100
80995 München

Beispiel (wie es tatsächlich im Druck ausschaut):
Stadtverwaltung München

Klaus Mustermann
Bauamt
Bahnhofstraße 100
80995 München

Sobald in einer der Zeilen im ACT! kein Eintrag vorhanden ist, lässt WORD eine Zeile frei, ohne den restlichen Text aufzurücken. Ist das normal, oder sollte ACT!/WORD dieses erkennen und die Leerzeilen automatisch verschwinden lassen? Ich habe überlegt, ob man hier sich mit den "wenn-dann"-Formeln behelfen könnte/sollte, allerdings bin ich hier total gescheitert. Es fehlt mir noch an Wissen, wie man diese zusammensetzt

Es würde mich freuen, wenn mir jemand einen Tipp geben könnte, wie ich das Problem lösen kann. Möglicherweise gibt es hier einen sehr simple Lösung, die ich einfach gekonnt übersehe......(?)

Kurze Info noch zu den Softwareversionen:
1) ACT! 2011
2) MS Office 2007

VIELEN DANK IM VORAUS!!!!!

Viele Grüße!
Michael

Hallo Michael,

das ist meiner Meinung nach ein reines Word-Problem. Normalerweise sollte Word das Aufrücken leerer Zeilen bei Mischvorgängen schaffen. Wenn nicht, liegt das am Aufbau der Schablone.

Bessert sich der Zustand, wenn Sie die Adresse insgesamt in ein einziges Tabellenfeld packen? Oder auch in ein Textfeld (kein Positionsrahmen!)?

Hinter einer möglicherweise aufzurückenden Zeile darf nichts zu finden sein außer einer Absatzmarke! Keine Leerstellen, Tabs oder ähnliches.

Guten Tag Frau Weigoldt,

als Erstes vielen Dank für Ihre schnelle Antwort

Ich habe es mit den von Ihnen vorgeschlagenen Text- und Tabellenfeldern versucht. Leider ohne Erfolg. Auch ein weiterer Versuch an einem anderen Computer mit Office 2010 brachte keine positiven Ergebnisse.....ich verstehe es nicht.

Ich bin gerade dabei, Informationen zu den "Formel-Feldern" zu sammeln, da es viele Lösungsvorschläge gerade in dieser Weise im Internet gibt. Da mir allerdings jegliche Grundlagen fehlen, habe ich keine Ahnung, wie ich das Ganze umsetzen soll. Daher würde ich gerne ein paar Fragen stellen:

1) Müssen die Formeln (Mergefields) in das ACT!-Feld (z. B. Firma) eingetragen werden, unter "Feld bearbeiten"? Oder sind es Formeln, die nach dem ACT!-Feld gesondert ertellt werden müssen?
2) Kann man in einer für ACT! erstellten Vorlage irgendwo in WORD ein Häckchen setzen, dass Leerzeilen ausgelassen werden?
3) Wie setzt sich solch eine Formel zusammen, unter Betrachtung meiner Anforderungen?

Felder:
<Firma>
<Firma 2>
<Abteilung>
z. H. <Geschlecht> <Nachname>
<Adresse 1>

<PLZ> <Stadt>

Dabei sind die beiden ACT!-Felder "Firma 2" und "Abteilung" diejenigen, die mal ausgelassen werden, weil sie keinen Eintrag beinhalten.

Es würde mich freuen, wenn Sie noch einen Tipp für mich hätten, weil ich langsam verzweifle und die Zeit steht mir im Nacken ......

Vielen Dank!!

Viele Grüße!
Michael

Des Rätsels Lösung:

Word kann keine "leeren" Zeilen erkennen und dann aufrücken, wenn solche Zeilen nicht durch eine Absatzmarke beendet wurden (ENTER-Taste) und stattdessen ein "zwingendes Zeilenende" (SHIFT+ENTER) benutzt wurde!

Ingrid Weigoldt hat geschrieben:Des Rätsels Lösung:

Word kann keine "leeren" Zeilen erkennen und dann aufrücken, wenn solche Zeilen nicht durch eine Absatzmarke beendet wurden (ENTER-Taste) und stattdessen ein "zwingendes Zeilenende" (SHIFT+ENTER) benutzt wurde!

...und es funktioniert!

Manche Dinge sind so einfach, dass man sie gerne übersieht Ich bin schon fast verzweifelt........umso mehr bin ich glücklich darüber, dass ich hier, im Forum, die schnelle und kompetente Lösung aufgezeigt bekommen habe. Vielen Dank Frau Weigoldt!!

Viele Grüße!!