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Wenn ich empfangene E-Mails einzelnen Kontakten zuordnen möchte, muss ich das offensichtlich wie bei Act! 6 tun:

- Entweder in Outlook 2007 über den Kartei-Reiter "Add-ins" und dann "an Act!-Kontakte anhängen"

oder

- in Act!-Internet-Mail "Anlage an Kontakt(e)"

Was mich etwas konsterniert, ist, dass die zugordneten Mails in der Historie manchmal als Anhang des jeweiligen Historie-Eintrags geführt werden, manchmal aber auch direkt als Historie. Im letzteren Fall ist der E-Mail-Text also auch gleichzeitig der Historien-Text, wie es auch bei Act! 6 üblich war. Dass die E-Mail als Anhang an der Historie dranhängt und extra nochmal geöffnet werden muss, um sie lesen zu können, finde ich weniger schön, weil umständlich. Lässt sich das Verhalten von Act! 11 irgendwie steuern? Wovon hängt es ab, wie die E-Mails zugeordnet werden?

Würde mich über einen Hinweis sehr freuen!

Grüße aus Friedberg,

Volkmar Heitmann

Hallo Herr Heitmann,

vielleicht sollten Sie sich doch für ein EMail-System entscheiden!
In Outlook2007 gibt es, wenn richtig konfiguriert und die ACT-Datenbank korrekt als Adressbuch vorhanden ist, bei markierter Mail rechts oben ein paar neue Knöpfe zum Anhängen von Nachrichten an Kontakte, den Schnellanhang, das Planen von Tätigkeiten aus einer EMail usw.

Bei eingegangenen Mails sollten schon Sie selbst entscheiden, ob und wenn ja wem eine Nachricht angehängt wird. ACT!11 erzielt da sehr gute Treffer mit vorausgewähltem Kontakt. Die Trefferquote ist dann besonders gut, wenn Ihre EMail-Absender auch tatsächlich eine Ihnen bekannte EMail-Adresse als Antwortadresse verwendeten!

Wie EMails in ACT!11 angehängt werden, entscheiden Sie über die Einstellungen zu EMail, die bei aus- und eingehenden EMails wirkt. Ich empfehle "EMail-Betreff, Nachricht und alle Anlagen"(entsprechend Anlage an Kontakt(e) in ACT!6), d.h. nur der Betreff in Historien und ansonsten eine Klammer, wo dann auf Klick die komplette EMail inkl. aller Anlagen angezeigt wird.

Die von Ihnen aus ACT!6 favorisierte Einstellung wäre "Betreff und Nachricht". Dann würde allerdings der komplette Text in den Historien zu finden sein und keine in der EMail enthaltenen Anlagen mitdokumentiert werden.

Und wenn Sie zwei unterschiedliche EMail-Systeme verwenden wollen, sollten in beiden die Einstellungen identisch sein!

Hallo Frau Weigoldt,

Sie haben völlig Recht: Zwei E-Mail-Syteme auf einmal sind eigentlich eins zu viel. Empfangene E-Mails sind auch durchaus sehr einfach aus Outlook heraus den Kontakten zuzuordnen. Da brauche ich Internet-Mail nicht.

Aber: wenn ich eine Mail beantworte oder eine neue Schreiben möchte, dann muss ich bei Outlook auf das Adressbuch zurückgreifen - und das ist eine Katastophe: Die Namen snd nur nach Vornamen sortiert. Damit lässt sich nicht sinnvoll arbeiten. Mit Internet-Mail ist das einfacher. Auch das Versenden von Mails direkt aus den Kontakten heraus empinde ich mit Internet-Mail als einfacher.

Vielleicht habe ich aber auch einfach nur noch nicht genügend Ahnung, wie man Outlook (2007) so in Act! 11 einbinden kann, dass ich auf Internet-Mail ganz verzichten kann? Kann man das irgendwo nachlesen? Bin über jeden Typ dankbar!

Hallo Herr Heitmann,

stimmt, das nach Vornamen sortierte Adressbuch ist eine Katastrophe!
Es gibt dazu einen Trick, der in alten Datenbanken mit vielen Kontakten aber durchaus Arbeit macht:

Ändern Sie die Reihenfolge von "Vorname Nachname" in Kontakt in "Nachname, Vorname".

Bei vielen vielen Kontakten macht man das am besten über Export/Re-Import, zwischenparken in EXCEL und dort die Reihenfolge von Vorname und Nachname in Kontakt rumdrehen.

Zu beachten: Datenbank sollte durchnummeriert sein (z.B. in einem Feld "AutoNum" und vor dem Reimport den Dublettenfilter umstellen auf AutoNum, da sonst nur Irrsinn in der Datenbank ankommt.

Hallo Frau Weigoldt,

mir ist das, ehrlich gesagt, zu aufwendig, zu viel "Bastelei", meine ganze Datenbank umzustellen, nur damit es mit Outlook funktioniert. Ich hatte eigentlich gehofft, dass mit Act! 11 diese Problematik endlich überwunden ist. Die bunte Werbung von Sage nimmt den Mund mal wieder zu voll. Über den doch offenbar nur sehr schleichenden Fortschritt (seit Act! 6) bin ich etwas enttäuscht...

Aber zurück zum Zuordnen der empfangenen Mails zu den Kontakten:

Dies funktioiert aus Outlook heraus besser, als aus Internet-Mail: Meist wird gleich der korrekte Kontakt vorgeschlagen. Bei Internet-Mail muss man den Kontakt erst aus der Liste heraussuchen.

Bei der Zuordnung aus Outlook werden Betreff und Mail-Text direkt in die Historie geschrieben (wenn man diese Option gewählt hat). Wenn man die Mail aus Internet-Mail zuordnet, wird die Mail hingegen als Anhang an die Historie gepeichert. Das Historien-Textfeld bleibt leer!!!

Insofern verhalten sich Outlook und Internet-Mail unterschiedlich. Oder habe ich da mal wieder ein Häkchen übersehen? Wie kann ich Internet-Mail abgewöhnen, die Mail als Ganzes als Anlage zu speichern? Wie bringe ich Internet-Mail dazu, den Mailtext als Historientext zu speichern?

Wissen Sie mehr?

Hallo Herr Heitmann,

Bei Internet-Mail muss man den Kontakt erst aus der Liste heraussuchen.

stimmt nicht, wird auch vorgeschlagen.

Bei der Zuordnung aus Outlook werden Betreff und Mail-Text direkt in die Historie geschrieben (wenn man diese Option gewählt hat). Wenn man die Mail aus Internet-Mail zuordnet, wird die Mail hingegen als Anhang an die Historie gepeichert. Das Historien-Textfeld bleibt leer!!!

stimmt. Allerdings hat diese Variante den prinzipiellen Nachteil, daß in der EMail eingebettete Anlagen nicht mitgespeichert werden!
Außerdem habe ich mich längst an den Klick gewöhnt, um eine EMail zu öffnen: jetzt auf die Klammer, in ACT!6 auf das Icon.

Hallo Frau Weigoldt,

Zitat:
Bei Internet-Mail muss man den Kontakt erst aus der Liste heraussuchen.

stimmt nicht, wird auch vorgeschlagen.

Sie haben Recht! (ich hatte es nicht mit den gleichen Kontakten versucht, daher gab's unterschiedliche Ergebnisse)


Ich hatte heute morgen übrigens mal mit dem Sage-Support telefoniert:

Das Problem mit dem Outlook-Adressbuch (Sortierung nach Vornamen) sei bekannt und werde schon in der Entwicklungsabteilung in den USA bearbeitet.

Sehr optimistisch stimmt mich das aber nicht, da das Problem laut diesem Forum ja wohl nicht erst seit der Version 11 besteht...

Moin moin,

ja, es scheint, das sich das auch in der viel gelobten Act 12 Version noch nicht änderte .... Der Weg von Amerika ist weit, oder?
Ich glaube, Christoph Columbus brauchte drei Jahre?

Ciao,
Johannes

Sorry, auch hier hilft weiterlesen ....
Die Hilfe naht:
viewtopic.php?t=5050

Ciao,
Johannes