ACT 6 Telephonie

[Bergmeyer]

Ich habe die Telephonnummern meiner Kontakte wie in ACT vorgesehen eingetragen, d.h., unter "Telephon" die Nummer der Firmenzentrale (z.B. [49] 8152-38-0 und unter "App" die Durchwahl (z.B. 123). Wenn ich jetzt den Kontakt anrufen möchte, zeigt mir die Wahlhilfe nur die beiden Einträge wie o.a. an, nicht jedoch die anzuwählende Nummer [49] 8152-38-123. Muss ich jetzt per Hand alle (ca. 5000) Telephoneinträge ändern (nämlich unter "Telephon" die komplette Nummer inkl. Durchwahl angeben), oder gibt es eine weniger zeitraubende Alternative?

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Herr Bergmeyer,

über den Umweg über EXCEL geht es schneller, allerdings ist einiges zu beachten:

Ihre Datenbank sollte ein eindeutiges Kriterium haben. Am besten in einem neuen Feld (EindNummer) per AutoNum (von Melville-Schellmann) durchnummerieren lassen. Legen Sie gleich ein neues Feld an vom Typ Telefon, z.B. "Tel_Gesamt".

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Suchen Sie die Datensätze, in denen sowohl "Telefon" als auch "Telefon App." gefüllt sind.
Exportieren Sie die Suche in eine TXT-Datei, exportieren Sie die Felder "Eindnummer", "Telefon" und "Telefon App.". Exportieren Sie die Feldnamen mit.

Öffnen Sie diese txt-Datei in EXCEL. Achten Sie unbedingt darauf, alle Spalten vor dem Importieren als TEXT zu formatieren!!

Die Telefonnummer sollte nun so nach EXCEL transportiert worden sein, wie sie in ACT angezeigt wird. By the way: Wieso sehen Sie in einer deutschen Telefonnummer [49] vor der eigentlichen Nummer?
Ist Ihr Standort nicht Deutschland?

Lassen Sie nun in EXCEL durch eine Verkettungs-Formel die Inhalte von "Telefon" und "Telefon App." aneinanderfügen.
Kopieren Sie das Ergebnis, fügen Sie es in einer neuen Spalte als Inhalte (Werte) ein.
Löschen Sie die Berechnungsspalte, die Spalte "Telefon" und "Telefon App." und geben Sie der Ergebnisspalte den Namen "Telefon_Gesamt".
In dieser Spalte sollten Sie jetzt suchen nach der eckigen Klammer und einem Blank (].) und diese ersetzen lassen durch eine eckige Klammer. Das ist deshalb nötig, weil nach dem Import nach ACT sonst zwischen der Landesvorwahl und dem Rest plötzlich zwei Blanks sind.

Speichern Sie die Datei als TXT-Datei ab. Stellen Sie in ACT die Suche nach Doppelten ein über "EindNummer", importieren Sie die TXT-Datei nach ACT.
Wenn Ihre Spaltenheader in EXCEL übereinstimmen mit Ihren ACT-Feldnamen, brauchen Sie im Mapping darauf nicht aufzupassen.

Kontrollieren Sie in ACT das Ergebnis.
Wenn alles stimmt, können Sie nun die Werte von "Telefon_Gesamt" nach "Telefon" übernehmen lassen und das Feld "Telefon_Gesamt" wieder löschen.

Hat's nicht geklappt, haben Sie ja noch Ihre Datensicherung.