Briefkopf und Briefanrede unterschiedlich ausfüllen

[Gast]

Hallo,

meine Frage lautet:

Ist es möglich, den Namen im Briefkopf und in der Briefanrede unterschiedlich zu gestalten? Im Briefkopf soll der Titel, der Vorname und der Nachname des Betroffenen stehen, in der Anrede nur der Titel und der Nachname. Diese Daten stehen alle im Kontaktfeld - kann man es daraus generieren oder braucht man ein/mehrere zusätzliche Felder, um das zu verwirklichen.

Vielen Dank schon einmal!

[Ingrid Weigoldt]

Hallo unbekannter Gast,

ich generiere meine Briefkopfanrede in einem separaten Feld manuell, wenn auch mit ein bißchen ACT!Unterstützung.
Als Vorgabewert steht in "Briefanrede" nur "Sehr geehrte", den Rest ergänze ich dann - wie gesagt - einmal manuell bei Anlegen des Kontaktes.
Alle anderen Versuche scheiterten an der Erfolgsquote von max. 95%. Die restlichen 5% sind dann die Kunden, die Sie mit einer falschen Briefanrede verprellen.

[Michael Brietzke]

Hallo,

eine weitere Methode:

In Feld Anrede den kompletten Text anlegen, z.B.

Sehr geehrter Herr Dr. Müller
Hallo Michael
Hi Mike


Im Feld Briefanrede aus Dropdown auswählen:

Herrn
Frau


Die Titel kann man über die Textschablone ebenfalls zumischen sofern ein Titel Feld angelegt ist.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo ACT!Gemeinde,

ich will ja nicht rechthaberisch erscheinen, aber ich würde niemals - wie von Herrn Brietzke vorgeschlagen - in der Dokumentschablone ein evtl. existierendes Feld "Titel" mit einbinden, weil dann - wenn das Feld leer ist -hier ein Blank zuviel übrig bleibt. Das stört mich einfach!

Nochmal zur Wiederholung:
es sollte in einer gut gepflegten ACT!Datenbank zwei verschiedene Felder für die Anrede geben (wie auch immer die heißen und wie Sie diese verwenden wollen). Eines für die Anredeformulierung im Adressfeld, eines für die Briefanrede. Beide Felder sollten Sie - mit welcher ACT!Hilfe auch immer - komplett ausfüllen.

[Gast]

Vielen Dank für Ihre Antworten! Habe mir schon sowas gedacht, dass es nur über ein Extra-Feld für die Anrede geht. Das Problem ist nur, dass ich schon mehrere Tausend Kontakte habe und es da sehr aufwendig wird, alles nachzupflegen.

Liebe Grüße
Janina

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Janina,

gibt es in Ihrer Datenbank ein eindeutiges Feld bzw. ist Ihre Datenbank "sauber" in bezug auf doppelte Kontakte?

Wenn ja, könnten Sie EXCEL zu Hilfe nehmen, um die neuen benötigten Felder "zusammenzubauen" und das Ergebnis aus EXCEL nach ACT! zu transferieren.

Dazu müßten Sie das eindeutige Feld (oder die bei Ihnen zum Suchen von Doppelten Datensätzen herangezogenen Felder) sowie die Felder mit den Namens- und Anredebestandteilen nach EXCEL exportieren, dort mit Hilfe z.B. von Verketten die neuen Felder zusammenbauen, das ganze als TXT-Datei abspeichern und wieder in ACT! importieren.
Ein Tipp noch: In EXCEL eine Zusatzspalte z.B. mit dem Namen "Import" und dort ein beliebiges Kennzeichen hinterlassen, diese Information nach ACT! in ein sonst nicht benötigtes Feld importieren. So läßt sich ein Ergebnis leichter kontrollieren.

Wenn Sie vor dem Import die Funktion "nach Doppelten suchen" mit den vorher nach EXCEL exportierten Feldern eingeschaltet haben, werden die neuen Felder in Ihre ACT!Datenbank zu den vorhandenen Kontakten hinzugemischt.

Sie könnten das ja mal mit ein paar Datensätzen ausprobieren.

[Michael Brietzke]

Hallo Frau Weigoldt,

hier waren Sie wahrscheinlich wirklich ein wenig rechthaberisch, den das mit dem Blank ist nicht korrekt:



wird zu:



Sie sehen kein Blank weit und breit.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo ACT!Gemeinde,

da hat mich Herr Brietzke doch tatsächlich erwischt
Eine zurückbleibende Leertaste beim Einsatz eines Feldes Titel_Brief (wie im vorherigen Artikel beschrieben) ist nicht das Problem.

Auch wenn das nun so funktionieren würde (nicht alles, was funktioniert, ist auch sinnvoll), berücksichtigen Sie dabei unbedingt, welche Art von Kontakten Sie pflegen wollen.
Zum Thema "Anreden und Anschriften" gibt es zwar scheinbar keine Norm (DIN oder so ähnlich), nur eine Menge kluger Bücher mit einer Kernaussage: das Thema ist schwierig! Viele Ausnahmeregeln - allein im deutschen Sprachraum - machen die Verwendung eines Brief_Titel-Feldes zu einem Lotteriespiel.
Nur eine komplett von Ihnen gefüllte Adresszeile und ebenso eine Briefanrede gibt Ihnen die Möglichkeit, auf Ihnen bekannte Ausnahmen und Sonderfälle sauber Rücksicht zu nehmen.

Und zum Schluß:
Die von Herrn Brietzke gezeigten Dokumentschablonen enthalten Word-Textfelder, in denen die ACT!Felder untergebracht sind. Wenn Sie diese Gestaltungsmöglichkeit für Ihre Dokumentschablonen bevorzugen (statt z.B. Tabelle einzusetzen), achten Sie unbedingt darauf, daß Ihre Textfelder keine Positionsrahmen sind. ACT! würde sonst die Felder nicht befüllen können.

[Gast]

Nochmals vielen Dank für die vielen Einträge. Auch wenn das mit der ausführlichen Briefanrede sicherlich sinnvoll ist, besteht da ein hohes Fehlerpotential, wenn viele User mit ACT arbeiten - Rechtschreibfehler, nicht ausfüllen....

Durch Ihre Diskussion ist mir noch eine Idee gekommen. Das Nachname-Feld greift anscheinend auf den Nachnamen im Kontaktfeld zu. Somit nutze ich das Kontaktfeld (komplett ausgefüllt mit Titel, Vor- und Nachname) im Adresskopf und das Feld für den Titel (habe ich sowieso noch in der Datenbank) und das Nachname-Feld für die Briefanrede.

Vielen Dank für Ihre Beiträge - Sie haben mir wirklich geholfen!

Gruß
Janina

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Janina,

wenn Sie sichergehen wollen, daß 'Vorname' und 'Nachname' von ACT! sauber aus der Kontaktinformation isoliert wurden, sollten Sie sich diese Felder im Layout anzeigen. Der Inhalt kann nicht manuell geändert werden, aber zur Kontrolle ist das super.

In "Bearbeiten, Einstellungen, Namen" haben Sie sicherlich das Häkchen gesetzt bei "Dialogfeld Kontaktnamen definieren anzeigen.....".

Aus Vorname und Nachname werden übrigens die Kontaktinformationen (Nachname, Vorname) für die EMail-Adresslisten zusammengebaut.

[Herbert Bernauer]

Hallo ACT!-Gemeinde,

zeitweise verschwinden bei mir die Vornamen. Ich muß diese dann im Fenster "Kontaktname" dem Feld "Vorname" wieder zuordnen. Woher kann das kommen?