Serienbriefe mit Word 2002

[Christian Witting]

Hallo zusammen,

ich suche eine Lösung für folgende Situation:

Wir wollen personalisierte Serienbriefe verschicken und haben unterschiedliche Kriterien, die wären:

Anrede von
Einzel Person: Du oder Sie
mit Ehepartner: Euch oder Sie
mit Lebenspartner (unterschiedliche Nachnamen): Euch oder Sie

Einige Versandaktionen sind für privat Leute und andere sind für Firmen und Privat Leute wieder andere sind nur für Firmen. (jeweils unterschiedliche Adressen)


Für die Adressen könnte man unterschiedliche Adressfelder einrichten, hat aber einen gravierenden Nachteil. Man muss Adressen doppelt eingeben.

Ich bin dankbar von Euch eine Hilfestellung zu erhalten und warte auf die Antworten die da kommen mögen.

mfg

Christian

[Ingrid Weigoldt]

Versuchen Sie, mit so wenig wie möglich Adressfeldern auszukommen (ACT-Standardvorrat reicht aus).

Legen Sie ein Feld "Adresskategorie" oder wie auch immer benannt an, in dem Sie angeben, wie die(se) Person(en) angesprochen werden sollen, geben Sie die Anrede(n) in zwei separaten Feldern selbst ein (lassen Sie sie nicht von ACT bauen). Legen Sie ein Feld "Druckkontakt" an, in dem Sie den persönlichen Kontakt innerhalb einer Firma eingeben (Feld "Kontakt" dafür nicht benutzen! Ist es gefüllt und taucht in Ihren Schablonen auf, haben Sie u.U. ein Problem mit natürlichen Personen. Ist es leer, fehlt die Information in Ihren EMail-Listen usw.)

Adresskategorien (z.B.):

F Kontakt über Adresse, förmliche Anrede aus Anrede1
FPp Kontakt über Privatanschrift, persönliche Anrede aus Anrede2
FPf Kontakt über Privatanschrift, förmliche Anrede aus Anrede1
P1p Kontakt über Adresse, Einzelperson, persönliche Anrede aus
Anrede 1
P2p Kontakt über Adresse, mehrere Personen, persönliche Anrede aus
Anrede 1
P1f Kontakt über Adresse, Einzelperson, förmliche Anrede aus
Anrede1
P2f Kontakt über Adresse, mehrere Personen, förmliche Anrede aus
Anrede 1

Adressfelder:

Adresse 1: bei Firmen 1. Zeile des Firmennamens, bei natürlichen Personen die Anredeformulierung, wie im Briefkopf erwünscht (bei Eheleuten mit gleichem Nachnamen denkbar: Herrn Otto und Eva Mustermann, bei Partnern mit abweichenden Nachnamen z.B. Herrn Otto Mustermann und Frau Eva Mustermann-Wieauchimmer) Egal wie: wenn zwei verschiedene Personen, in der Briefadresse der Herr immer zuerst.

Adresse 2-3: eher nur bei Firmenadressen gefüllt

Druckkontakt: bei Firmen die Anrede für den Kontakt (Herrn Otto Mustermann)

Adresse 4: Straße
usw.

Privatanschift: gefüllt bei bekannter Privatanschrift eines Kontaktes innerhalb einer Firma

Anrede1: immer gefüllt mit Briefanrede für Adresse 1:
Bei Firmen = Anrede für Druckkontakt, eher förmlich
Bei natürlichen Personen: Anrede für eine oder mehrere Personen, dann die Frau zuerst ansprechen. Anredeform persönlich oder förmlicher, je nach Bekanntheitsgrad

Anrede2: gefüllt bei persönlicher Anrede an einen Kontakt in der Firma, wenn Anschreiben an bekannte Privatanschrift gehen soll.

Wenn Sie dann die Schablonen Ihrer Serienbriefe auf die Adressekategorien abstimmen und bei der Erstellung der Serienbriefe darauf achten, daß die richtige Adresskategorie gesucht und mit der richtigen Schablone zusammengemischt wird, sollte das wunderbar funktionieren.

Viel Erfolg und schönes Wochenende
Ingrid Weigoldt

[Christian Witting]

Liebe Frau Weigoldt, vielen Dank für Ihre Tipps, so ist es mir gelungen eine gute Lösung zu finden.

Leider muss ich die Briefe nach PLZ sortieren (der Versand ist günstiger).
Bei der gefundenen Lösung habe ich aber 8 Serienbriefdokumente, die zwar jedes für sich gesehen schon sortiert sind, die ich dann aber per Hand noch einsortieren (mischen) muss.
Vielleicht weiss auch hier jemand Rat.

Einen schönen Tag

Christian Witting

[Ingrid Weigoldt]

Wenn Sie vorher jede einzelne Suche der 8 "Päckchen" nach PLZ sortieren, wird es nicht ganz so mühsam.

Und wenn Sie die nächsten Tage mal ins Forum schauen, gibt es vielleicht doch noch eine andere Lösung...

Ingrid Weigoldt